Wykorzystanie wizerunku – zastanawiasz się czy potrzebujesz zgody na wykorzystanie czyjegoś wizerunku? W odpowiedzi na Twoje wątpliwości wyjaśnię, kiedy oraz jakiej zgody potrzebujesz, aby nie narazić się na zarzut bezprawnego wykorzystania wizerunku. Fakt, że ktoś wyraził zgodę na wykonanie fotografii z jego udziałem, nie oznacza że możesz wykorzystać jego zdjęcie czy filmik z jego udziałem w celach komercyjnych. Ale zacznijmy od początku.
CZYM JEST WIZERUNEK?
W uproszczeniu możemy wskazać, że wizerunek to wygląd zewnętrzny danej osoby. Jednak oprócz tego, wizerunkiem mogą być cechy indywidualne człowieka, które umożliwiają jego identyfikację, np. głos.
Przykład:
Przedsiębiorca w ramach działań marketingowych zamierza zaprezentować produkty oraz usługi firmy. Będzie on korzystał z usług modeli, którzy będą pozować do zdjęć. Następnie zdjęcia zostaną wykorzystane w celach komercyjnych, marketingowych. Niewątpliwie przedsiębiorca potrzebuje zgody modeli na rozpowszechnienie ich wizerunku w wyżej wymienionych celach.
W odniesieniu do powyższego przykładu, zwracam dodatkowo uwagę na jeszcze jedną kwestię. Jeśli korzystamy z usług fotografa to przedsiębiorca musi zadbać o przeniesienie autorskich praw majątkowych, aby mógł korzystać z fotografii.
Zgodę na wykorzystanie wizerunku można wyrazić zarówno w formie pisemnej, jak i ustnie. Oczywiście ze wzdględów dowodowych lepiej uzyskać zgodę w formie pisemnej.
Zgoda może stanowić jednostronne oświadczenie woli, ale może być również zawarta w umowie. Jeśli wizerunek rozpowszechnia się w celach komercyjnych, a osoba, która udostępnia wizerunek dostaje za to wynagrodzenie, rekomendowanym rozwiązaniem byłoby zawarcie umowy, o czym poniżej.
JAKA POWINNA BYĆ ZGODA?
Zgoda powinna być jak najbardziej konkretna. Im bardziej konkretna zgoda tym trudniej jest ją podważyć. Ale co to oznacza w praktyce i jak przygotować taką zgodę, aby była ona skuteczna?
Zgoda powinna określać w szczególności następujące kwestie:
- osobę, która udziela zgody,
- zakres zgody, tj. miejsce i sposób rozpowszechnienia (w postaci papierowej na ulotkach, plakatach i innych materiałach marketingowych, lub w formie elektronicznej w mediach społecznościowych, na stronach internetowych przedsiębiorcy),
- częstotliwość rozpowszechniania (np. jednokrotnie, wielokrotnie, cyklicznie),
- czas na który zgoda zostaje udzielona, terytorium obowiązywania zgody,
- cel rozpowszechnienia wizerunku, np. marketingowy, promocyjny, komercyjny,
- towarzyszący zdjęciu/ filmikowi komentarz,
- zestawienie wizerunku z innymi zdjęciami.
CZY ZGODĘ MOŻNA COFNĄĆ?
Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku jest dobrowolna, i można ją cofnąć w każdym momencie. Zatem zastrzeżenie, że zgoda jest nieograniczona, czy nieodwołalna może okazać się w zasadzie bezskuteczne. Wskazuje się ponadto, że nie można się zrzec prawa do odwołania zgody. Jak się zatem zabezpieczyć na wypadek cofnięcia zgody?
TO JAK SIĘ ZABEZPIECZYĆ PRZED COFNIĘCIEM ZGODY?
Jeżeli zgoda zostanie cofnięta, fotografii czy filmiku zawierającej wizerunek nie można już rozpowszechniać. Nie dotyczy to jednak tych materiałów, które już zostały rozpowszechnione. Jednak co w sytuacji, kiedy poniesiemy koszty na wykonanie zdjęć, produkcję filmu promocyjnego, druk materiałów materiałowych, a następnie osoba, która wyraziła zgodę, cofnie ją?
W takiej sytuacji rekomenduję zawarcie umowy, w której dana osoba wyrazi zgodę na rozpowszechnienie wizerunku na określonych zasadach. Natomiast w przypadku cofnięcia zgody przez taką osobę, dopuszcza się zastrzeżenie kary umownej, która będzie płatna w terminie kilku dni od dnia wezwania do zapłaty. Dodatkowo zaleca się, aby wskazać w umowie w jakich sytuacjach odwołanie zgody nie jest możliwe.
MASZ ZGODĘ NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU, A CO Z RODO?
Otóż, istnieją poglądy że zgoda na rozpowszechnienie wizerunku i zgoda na przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku to dwie odrębne zgody i należy je uzyskiwać odrębnie.
W dużym uproszczeniu można wskazać, że w przypadku wyrażenia zgody na rozpowszechnienie wizerunku, również dane osobowe w postaci wizerunku będą przetwarzane na podstawie odrębnej zgody. Wówczas można te dwa oświadczenia zawrzeć w tym samym dokumencie.
Możemy mieć również sytuację, że strony zawarły umowę na podstawie, której określona osoba ma otrzymać wynagrodzenie za rozpowszechnienie jej wizerunku w celach komercyjnych. W takiej sytuacji najprawdopodobniej podstawą przetwarzania danych będzie właśnie umowa.
Ponadto, w obu powyższych przypadkach należy pamiętać o klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych przez administratora. Oznacza to, że administrator powinien wskazać swoje dane, kontakt, podstawy, cele przetwarzania danych itd.
WYKORZYSTANIE WIZERUNKU – A KIEDY ZGODY NIE POTRZEBUJESZ?
Mamy również sytuacje, kiedy nie potrzebujesz zgody na wykorzystanie wizerunku. Zgody nie wymaga rozpowszechnienie wizerunku:
- osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza;
- osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
- jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
WYKORZYSTANIE WIZERUNKU PRZEZ INNY PODMIOT
W praktyce coraz częściej się zdarza, że na podstawie jednej zgody, kilka podmiotów chciałoby wykorzystywać wizerunek. Wobraźmy sobie, że agencja marketingowa uzyskała zgodę na rozpowszechnienie wizerunku. Następnie stworzyła filmik promocyjny. Jednak nie tylko agencja będzie samodzielnie wykonywała działania marketingowe z użyciem tego filmiku, ale również jej klient. Co należy wówczas zrobić? Zaleca się, aby w zgodzie na rozpowszechnienie wizerunku wskazać kategorie podmiotów, które będą mogły w przyszłości wykorzystywać wizerunek.