Umowa online, jak ją zawrzeć, aby była ważna?

Własnoręcznie podpisany egzemplarz, wymiana skanów czy kwalifikowany podpis elektroniczny – zastanawiasz się co wybrać?

Dlatego dzisiaj omówię jaką umowę należy zawrzeć obligatoryjnie w formie pisemnej, a jaką można podpisać i przesłać skanem, czy potwierdzić mailowo. Wyjaśnię również czym jest ePUAP i kwalifikowany podpis elektroniczny oraz jaką mają moc.

FORMY ZAWIERANIA UMÓW

Po pierwsze, ustalmy w jakiej w ogóle formie możemy zawrzeć umowę. Otóż, mamy następujące formy zawierania umów, forma:

• aktu notarialnego;
• z podpisem notarialnie poświadczonym;
• pisemna z datą pewną;
• pisemna;
• elektroniczna;
• dokumentowa.

Umowę można zawrzeć również w formie ustnej. Zachowania formy aktu notarialnego wymaga się na przykład przy przeniesieniu prawa własności nieruchomości, a formy z podpisem notarialnie poświadczonym przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o.

Dzisiaj jednak skupimy się bardziej na formie pisemnej, elektronicznej oraz dokumentowej. Zatem czym one się w zasadzie różnią?

UMOWA ONLINE A FORMA PISEMNA

Z umową zawartą w formie pisemnej mamy do czynienia, gdy każda ze stron własnoręcznie podpisze egzemplarz umowy. Nie ma tu mowy o skanach czy kopiach. Oczywiście ze względów dowodowych najlepiej, aby każda ze stron posiadała egzemplarz umowy podpisanej własnoręcznie przez drugą stronę. Jednak w dobie współprac nawiązywanych przez Internet znaczenie umów zawieranych w formie pisemnej maleje. Jak w takim razie zawrzeć umowę zdalnie?

UMOWA ONLINE, CZYLI CZYM WŁAŚCIWIE JEST FORMA DOKUMENTOWA?

Forma dokumentowa oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Natomiast dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

A co to oznacza w praktyce?

Zawarcie umowy w formie dokumentowej może nastąpić poprzez złożenie oświadczeń w wiadomościach e-mail lub za pośrednictwem innych komunikatorów czy mediów społecznościowych, takich jak Whats up, Facebook, Instagram. Może to być również zawarcie umowy za pośrednictwem telefonu (sms, rozmowa telefoniczna). Często takie rozmowy są nagrywane, i takie nagranie stanowi wtedy nośnik, za pośrednictwem którego możemy zapoznać się z treścią oświadczeń woli złożonych przez strony.

UMOWA ONLINE, A PRZENIESIENIE AUTORSKICH PRAW MAJĄTKOWYCH

Przejdźmy wreszcie do takiej sytuacji, kiedy umowy nie możemy zawrzeć w formie dokumentowej (przesłać skanu, wymienić się mailami, czy zawrzeć jej ustnie).

Forma dokumentowa nie jest wystarczająca do przeniesienia autorskich praw majątkowych. Jest to szczególnie ważne w pracy wirtualnych asystentek, copywriterów i podobnych zawodów.

Zawarcie umowy przeniesienia praw autorskich oraz umowy licencyjnej wyłącznej wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Więcej na temat tego jak skutecznie dokonać przeniesienia autorskich praw majątkowych możesz znaleźć w artykule: Przeniesienie praw autorskich – jak to dobrze zrobić?

UMOWA ONLINE – CZY MOGĘ ZAWRZEĆ UMOWĘ ZA POŚREDNICTWEM OFEROWANYCH W INTERNECIE APLIKACJI?

Dostępność platform za pośrednictwem których można zawrzeć umowę online, stale się zwiększa. Należy jednak pamiętać, że nawet zawarcie umowy za pośrednictwem oferowanych na rynku programów, aplikacji, platform nie stanowi formy elektronicznej (czyli nie jest to równoznaczne z formą pisemną). Tylko podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z formą pisemną. Czym jest podpis kwalifikowany?

PODPIS KWALIFIKOWANY. FORMA ELEKTRONICZNA

Chociaż powszechnie możemy spotkać się z poglądem, że oświadczenie złożone w wiadomości e-mail jest formą elektroniczną, to tak nie jest. Do zachowania formy elektronicznej wymaga się dwóch czynności: złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis kwalifikowany jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby, która złożyła podpis. Podpis taki należy uzyskać od odpowiedniego certyfikowanego dostawcy po weryfikacji tożsamości i opłaceniu podpisu. Listę dostawców możemy znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Należy jednak pamiętać o dwóch ważnych kwestiach.

Po pierwsze, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Czyli jeśli w taki sposób podpiszemy umowę przeniesienia autorskich praw majątkowych, przeniesienie tych praw będzie jak najbardziej skuteczne.

Po drugie, złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go ePUAPem nie skutkuje zachowaniem formy elektronicznej. Profil zaufany ePUAP nie jest równoznaczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Profil zaufany służy zwykle do podpisywania dokumentów kierowanych do administracji publicznej (na przykład wniosek o zameldowanie, wniosek o wydanie dowodu osobistego itp.)

UMOWA ONLINE – A DLACZEGO ZMIANA W FORMIE PISEMNEJ?

Często korzystając z usług wykonawców takich jak fotograf, organizacja jakiś eventów spotykam się z możliwością zawarcia umowy za pośrednictwem e-mail. I tak przypuszczam, że przy kopiowaniu, czy korzystaniu ze wzorów pozostaje w tych umowach następujący zapis:

Wszelkie zmiany umowy i załączników wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Czy faktycznie twórca umowy ma na celu, aby zmiana umowy była skuteczna tylko i wyłącznie po dokonaniu jej w formie pisemnej? Przecież strony postanawiają o zawarciu umowy za pośrednictwem maili, czy komunikatora z uwagi na dzielącą ich odległość, brak konieczności przesyłania podpisanych umów pocztą oraz wygodę. Wydaje się, że strony miały na myśli, aby wszelkie zmiany umowy i załączników wymagały formy dokumentowej, jednak z zastosowanego wzoru pozostało inne rozwiązanie.

Zwracam na to uwagę, ponieważ takim rozwiązaniem można sobie skomplikować życie. Zawrzemy umowę poprzez wiadomości e-mail, następnie chcemy coś zmienić w umowie i dokonamy tego również za pośrednictwem maili. Może wówczas dojść do sytuacji, że taka zmiana będzie nieważna. Dlatego po prostu z praktycznego punktu widzenia, jeśli zawarliśmy umowę w formie dokumentowej (mail, komunikatory itp.), dobrze zmieniać ją w taki sam sposób.