WIRTUALNA ASYSTENTKA – ZAKRES ZADAŃ

Zakres zadań wirtualnych asystentek jest różnorodny i ciągle się poszerza. Wśród najbardziej popularnych usług można wymienić takie czynności jak:

• obsługa social media,
• przygotowanie i wysyłka maili, newslettera,
• opieka nad blogiem,
• obsługa sklepu internetowego,
• aktualizacje strony internetowej,
• przygotowywanie grafik,
• działania marketingowe,
• czynności związane z rekrutacją.

Tak szeroki zakres czynności sprawia, że pojawia się wiele wątpliwości prawnych. Na pewno należy zwrócić uwagę na takie kwestie jak umowa z klientem, prawa autorskie, ochrona danych osobowych, czy umowy z podwykonawcami.

UMOWA O DZIEŁO CZY UMOWA ZLECENIE?

Kiedy wirtualna asystentka może zawrzeć umowę o dzieło, a kiedy umowę zlecenie?

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Zatem wirtualna asystentka mogłaby zawrzeć umowę o dzieło gdyby np. miała wykonać konkretną grafikę, napisać artykuł na bloga. W większości przypadków nie będzie to jednak umowa o dzieło, ponieważ wirtualnej asystentce powierza się do wykonania szereg różnych czynności (usług).

Pamiętaj!

Wprawdzie umowa o dzieło nie jest oskładkowana, ale aktualnie umowę o dzieło należy zgłosić do ZUS.

Tak naprawdę nie ma znaczenia jak zostanie nazwana umowa wirtualnej asystentki, czy to będzie umowa współpracy, umowa zlecenie czy inaczej nazwana umowa. Faktycznie będzie to za pewne umowa o świadczenie usług, do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu.

Jeżeli wirtualna asystentka nie prowadzi działalności gospodarczej, klient może zawrzeć z wirtualną asystentką np. umowę zlecenie. Wówczas to klient będzie płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zawartej umowy, a nie wirtualna asystentka.

Jak poradzić sobie z umową zlecenie? Zerknij do artykułu:

WIRTUALNA ASYSTENTKA – ZAWIERANIE UMÓW W ŚWIECIE WIRTUALNYM

Wirtualna Asystentka może zawrzeć umowę z klientem zarówno poprzez wydrukowanie umowy, podpisanie jej i odesłanie drugiej stronie jak i przez Internet, np. potwierdzić warunki umowy mailowo. Kiedy dochodzi do zawarcia umowy przez Internet? Oświadczenie woli, które zostało złożone za pośrednictwem Internetu jest skuteczne z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, by druga strona mogła się z nim zapoznać. Czyli umowa zostaje zawarta kiedy takie oświadczenie o potwierdzeniu warunków umowy (jedna ze stron już potwierdziła te warunki) dotarło do drugiej strony, np. wiadomość e-mail została dostarczona do skrzynki pocztowej drugiej strony. Zawarcie takiej umowy poprzez wiadomość e-mail następuje w formie dokumentowej.

Ale pamiętaj, że nie zawsze możesz zawrzeć umowę w formie dokumentowej!

Jeśli na podstawie tej umowy mają zostać przeniesione majątkowe prawa autorskie, umowa musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. Co to oznacza? Po prostu bez zachowania formy pisemnej, nie dojdzie do przeniesienia majątkowych praw autorskich.

Wiadomo, że to ze strony klienta wirtualnej asystentki jest ważne, aby doszło do przeniesienia na niego autorskich praw majątkowych do okreslonego utworu. Niemniej jednak należy również zwrócić uwagę na przeniesienie autorskich praw majątkowych, kiedy wirtualna asystentka podzleca wykonywanie pewnych czynności osobom trzecim, w szczególności np. tworzenie grafik. Wówczas prawa autorskie do takiego dzieła posiada ta osoba trzecia. Wirtualna asystentka powinna zapewnić przeniesienie praw autorskich na siebie, aby mogła w jakikolwiek sposób korzystać z tych utworów. Zatem jest to szczególnie ważne w sytuacji, w której wirtualna asystentka zamierza zbywać dalej te grafiki.

PRZENIESIENIE MAJĄTKOWYCH PRAW AUTORSKICH

Z pewnością na którymś etapie wykonywania usług dojdzie do powstania dzieła, które nosi znamiona utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na taki wypadek w umowie powinny znaleźć się postanowienia regulujące kwestie przeniesienia praw autorskich i ewentualnego wynagrodzenia za takie przeniesienie. Bardziej szczegółowe kwestie na temat przeniesienia autorskich praw majątkowych omówię w odrębnym artykule.

Jakie mogą być konsekwencje korzystania z czyjegoś utworu bez jego zgody?

Twórca, którego majątkowe prawa autorskie zostały naruszone może żądać od osoby, która je naruszyła:

1. zaniechania naruszenia,
2. usunięcia skutków naruszenia,
3. naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych (tj. wysokość szkody należy wówczas udowodnić) albo poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej dwukrotności, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione – trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu;
4. wydanie uzyskanych korzyści.

Niektóre czynności wykonywane przez wirtualną asystentkę mogą stanowić przedmiot umowy o dzieło, np. przygotowanie krótkich treści reklamowych lub artykułów. Wówczas jeśli dochodzi do zawarcia umowy o dzieło należy pamiętać aby sprawdzić, czy taka umowa nie powinna zostać zgłoszona do ZUS. Tę kwestię omawiam dokładniej w artykule poniżej.

WYNAGRODZENIE WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

W umowie z wirtualną asystentką niewątpliwie należy oznaczyć wynagrodzenie, które może być na przykład:

• godzinowe,
• ryczałtowe,
• za projekt,
• ryczałtowe plus określona stawka za godzinę ponad ryczałt itd.

Jeżeli już wszystkie czynności wykonywane są za pośrednictwem Internetu, należy pamiętać o zawarciu w umowie zgody na wystawianie i doręczanie faktur elektronicznych.

POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

POUFNOŚĆ

Niewątpliwie klient przekazuje wiele danych osobowych, informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, know how firmy itd. Dlatego ważny aspekt stanowi zobowiązanie do zachowania poufności. Do zachowania poufności można zobowiązać na czas trwania umowy, ale i przez określony czas po jej rozwiązaniu. Można również zastrzec karę umowną, aby zabezpieczyć postanowienie w przedmiocie zachowania poufności.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

W odniesieniu do danych osobowych, po pierwsze w sytuacji kiedy obie strony umowy prowadzą działalność gospodarczą, wirtualna asystentka i klient powinni przedstawić sobie wzajemnie klauzulę informacyjną RODO. Czym jest ta klauzula? To ta klauzula, która zaczyna się od „Administratorem Twoich danych osobowych jest …”. Klauzula informacyjna RODO zawiera m.in. dane kontaktowe administratora, cel, podstawę przetwarzania danych, okres przetwarzania itd.

Natomiast kiedy klient podpisuje z wirtualną asystentką np. umowę zlecenia (wirtualna asystentka nie prowadzi działalności gospodarczej), to tylko klient powinien (jako przedsiębiorstwa) przedstawić taką klauzulę wirtualnej asystentce.

Czy wirtualną asystentkę, która rozpoczyna biznes i prowadzi działalność nierejstrowaną obowiązuje RODO? Otóż, raczej tak. Ponieważ za pewne taka asystentka przetwarza dane osobowe – dane klientów, dane użytkowników, którzy kontaktują się z nią za pośrednictwem strony internetowej. Dlatego też wirtualna asystentka na działalności nierejestrowanej również powinna stosować regulacje w zakresie ochrony danych osobowych.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Po drugie, wirtualna asystentka otrzymuje szereg danych osobowych od swojego klienta. Klient powierza zatem wirtualnej asystentce dane osobowe. Klient jest administratorem danych osobowych, natomiast wirtualna asystentka pełni rolę podmiotu przetwarzającego (przetwarza powierzone dane w imieniu administratora). Strony powinny zatem zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Taką umowę zazwyczaj sporządza się w odrębnym dokumencie i załącza do umowy jako załącznik.

Zawarcie takiej umowy jest bardzo ważne z perspektywy klienta, który powinien zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych swoich klientów, pracowników i innych osób. Wirtualna asystentka działa na odległość za pomocą własnego telefonu, komputera, oprogramowania, a klient nie ma nad tym kontroli.

Nie wiesz czy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania czy nadać upoważnienie? Przeczytaj artykuł: Powierzenie danych osobowych, czy upoważnienie?

PROCEDURY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Po trzecie, wirtualna asystentka powinna dokonać audytu oraz wdrożyć procedury w zakresie ochrony danych osobowych. Sam obowiązek informacyjny oraz umowa powierzenia to tylko fragment z obowiązków, które należy wykonać.

* * *